Als je dit leest, ben je waarschijnlijk een event-planner, wedding-planner, of organiseer je events voor een bedrijf of bureau. En je zoekt — net als wij dat doen voor onze eigen onderaannemers — een catering-partner die je onbezorgd kunt aanbevelen aan je klanten.
Dat is anders dan zelf een hapje uitkiezen. Want jouw reputatie ligt op tafel. Als de cateraar het verprutst, krijg jij de klacht. Niet de cateraar.
Wij verzorgen events sinds 2019 voor onder andere Caterconcepts, HelloFresh, Jack & Jones, JYSK en een groeiende groep wedding-planners, event-bureaus en corporate-organisatoren. In die jaren hebben we zelf ook met tientallen leveranciers gewerkt — geluidstechnici, bloemisten, locatie-bouwers, fotografen. We weten dus van beide kanten: wat een goede partner doet, en wat een rampgevallen partner doet.
Hieronder de 9-punten-checklist die wij hanteren bij het selecteren van een onderaannemer — en je krijgt er bonus bij hoe wij zelf scoren op elk van die punten. Geen marketingclaim, controleerbare specifics.
Waarom event-planners catering-partners blijven wisselen
In onze ervaring zijn er drie redenen waarom wedding-planners en event-bureaus na één of twee samenwerkingen weer overstappen:
- De cateraar reageert te laat op offerte-aanvragen. Jij belooft je klant binnen 24 uur een voorstel, maar de cateraar antwoordt pas op dag 4. Of erger: helemaal niet, totdat je belt.
- De marge zit niet op de juiste plek. Of er is geen ruimte voor jouw marge, of de cateraar verwacht dat je hem aanbeveelt zonder iets terug te krijgen. Geen duurzame samenwerking.
- Iets gaat mis op de dag zelf. Trage uitgifte, vergeten dieet-wensen, te weinig portieën. Jij staat ermee, niet de cateraar.
Deze drie problemen liggen aan de basis van de checklist hieronder. Punt 1, 3 en 7 daarvan zijn alle drie operationele dingen. Punten 2, 4 en 9 zijn over de samenwerking. De rest gaat over voorwaarden waaraan een professionele cateraar moet voldoen.
De 9-punten catering-checklist
1. Reactiesnelheid bij eerste contact
Wij reageren standaard binnen 4 uur op een eerste e-mail (werkdagen), en altijd binnen 24 uur. Voor partner-bureaus hanteren wij een telefoonnummer dat direct uitkomt bij de account-houder, niet bij een algemeen kantoor. Vraag bij je leverancier: hoe lang voor jullie een offerte terug-zenden? Vraag het concreet. Cateraars die hier vaag op antwoorden zijn vaak een van de partijen die in week 4 ineens stil zijn.
Wij scoren: < 4 uur eerste reactie · 24 uur definitieve offerte · directe telefonische lijn voor partners.
2. Ruimte voor jouw marge of partner-tarief
Een gezonde samenwerking betekent dat de cateraar zich realiseert dat jij waarde toevoegt — je brengt de klant binnen. Wij hanteren een vast partner-tarief: 5-10% commissie op het arrangement-deel (afhankelijk van volume per jaar). Dat is geen "kortingsspel" maar een eerlijke compensatie voor jouw werk.
Sommige cateraars bieden dit niet, of werken volgens een onduidelijk staffel-systeem. Beide zijn red flags. Vraag concreet: wat krijg ik per omzet-euro die ik bij jullie binnenbreng?
Wij scoren: transparant partner-tarief vooraf, vastgelegd in een partnership-overeenkomst. Zie onze partner-pagina voor details.
3. Schaalbaarheid in 1 telefoon
Stel: een klant van jou organiseert een bedrijfsfeest van 80 personen. Een week voor het event belt hij: het worden er 220. Reactie van de cateraar bepaalt of jij held bent of slachtoffer.
Onze schaalbaarheid: 40-10.000+ gasten. Bij meer dan 200 plaatsen we extra uitgifte-units bij, bij meer dan 500 gaan we naar 2-3 frietkraam-units parallel. We hebben dat bewezen op datacenter-openingen in Zeewolde, festivals in Amsterdam en bouwplaats-openingen door heel Flevoland.
Wij scoren: standaard schaal-pakketten beschikbaar in 48u opvraag-tijd. Zie ons datacenter-blog voor een uitgewerkt voorbeeld van een 500-gasten DC-event.
4. Witte/grijze label-mogelijkheden
Soms wil je catering aanbieden onder de naam van je eigen bureau, niet onder de naam van een externe leverancier. Wij doen white-label catering voor partners die dat willen — onze kraam, ons team, jouw branding op uitgiftekarton, jouw e-mailtemplate voor de klant-bevestiging. Dat geeft jou meer professionele autoriteit en houdt de klant aan jou verbonden.
Niet alle cateraars willen dit. Voor sommige is hun eigen merk-bekendheid belangrijker dan de partner-relatie. Beslis vooraf wat jij wil.
Wij scoren: white-label optioneel, geen meerkosten, vooraf afgestemd in offerte-proces.
5. HACCP-compliance + aansprakelijkheidsverzekering
Dit is niet sexy maar wel cruciaal. Een cateraar zonder HACCP-protocol kan je hele event in gevaar brengen bij een voedselveiligheid-incident. En zonder professionele aansprakelijkheidsverzekering blijf jij als event-planner mogelijk aansprakelijk als er iets misgaat.
Vraag concreet om:
- Het HACCP-plan in PDF (cateraar moet dit direct kunnen leveren)
- Polis-nummer + verzekeraar van bedrijfsaansprakelijkheid
- BTW-nummer + KvK-nummer voor de juridische check
Wij scoren: HACCP-conform, certificaat op aanvraag beschikbaar, bedrijfsaansprakelijkheid verzekerd via Achmea (polis vooraf in te zien).
6. Dieet- en allergie-management
Veganistisch publiek groeit jaarlijks. Halal-vragen komen vaker. Glutenvrij is in 2026 standaard. Een cateraar die hier niet over nadenkt zorgt voor klant-klachten "er was niets voor mij".
Wij plannen standaard 20-30% vegetarisch/vegan in (afhankelijk van publiek), hebben halal-snacks (kipcorn, kipnuggets), en glutenvrij is mogelijk met aparte uitgifte om kruisbesmetting te voorkomen. Voor specifieke allergieën (noten, schaaldieren) communiceren we vooraf met de klant via een korte checklist.
Wij scoren: 20-30% vega standaard · halal-snacks aanwezig · glutenvrij op aanvraag · allergie-checklist beschikbaar.
7. Communicatie tijdens het event
Op de dag zelf moeten jullie kunnen schakelen. Loopt iets uit? Komen er onverwacht 30 extra gasten? Vraagt een gast om iets specifieks? De cateraar moet bereikbaar zijn voor jou, niet alleen voor de eindklant.
Wij geven elke partner-event een directe lijn naar de account-manager én naar de hoofd-uitgever op locatie. Dat is de persoon die het event ter plaatse runt. Geen escalatie via een algemeen nummer, geen "ik zal het doorgeven".
Wij scoren: directe lijn naar account-manager + uitgever ter plaatse, bereikbaar van 2u voor event tot 2u na event.
8. Branding-vrijheid: jouw event, niet hun reclame
Sommige cateraars willen alleen werken als ze ook hun eigen banners, social-media-posts en flyers mogen plaatsen op jouw event. Dat past niet altijd bij wat jouw klant wil.
Wij vragen niet om reclame-ruimte. Je mag onze kraam-naam (logisch, staat op de kraam) niet wegmoffelen, maar verder zijn er geen banners, geen flyers, geen "win een gratis offerte"-marketing-stunts. Jouw event blijft jouw event.
Wij scoren: geen aanvullende branding-eisen.
9. Klant-referenties van mede event-planners
Vraag concrete referenties van andere event-planners of bureaus, niet van eindklanten. Een tevreden eindklant zegt iets over één event. Een tevreden partner-bureau zegt iets over de samenwerking over de tijd.
Wij stellen je graag in contact met 2-3 actieve partners (mits zij akkoord gaan). Vraag concrete vragen: hoe is het wanneer er iets misgaat? Wat is de communicatie als jullie commissie laat is? Reageert de account-manager ook in vakantieperiodes? Dat soort dingen.
Wij scoren: referenties van actieve partners beschikbaar op aanvraag. Vraag ons.
Wat de checklist niet zegt (en wat je zelf moet weten)
De 9 punten hierboven dekken het meeste. Maar er zijn drie dingen die alleen jij weet:
- Past de uitstraling bij jouw bureau? Wij zijn ambachtelijk, premium-rustiek, "warmte". Dat past bij sommige bureaus heel goed (wedding-planners die premium-natuur willen), bij anderen minder (corporate-events die strak-minimalistisch willen). Bekijk onze galerij en beslis.
- Geografische afstand. Vanuit Oosterwold/Almere zijn wij binnen 75 km altijd interessant. Daarbuiten kunnen voorrij-kosten oplopen. Vraag ons om een specifieke voorrij-berekening voor jouw werkgebied.
- Volumes. Wij werken met partners die minimaal 3-5 events per jaar via ons doen. Onder die drempel werken we standaard tegen normaal partner-tarief, daarboven bespreken we maatwerk.
Wat is de volgende stap?
Als wij relevant lijken voor jouw event-bureau, doe het volgende:
- Vraag onze partner-info-pak aan (PDF, 4 pagina's). Daar staat alles in: prijzen, voorwaarden, commissie-structuur, voorbeeld-events.
- Plan een 30-minuten kennismaking. Geen commitment, gewoon kijken of de chemie klopt.
- Doe je eerste partner-event. Zie hoe het loopt. Eventueel formaliseer je daarna.
Wij weten dat een goede partner-relatie tijd kost om op te bouwen. Wij bouwen liefst voor de lange termijn — jaren, niet maanden. Als dat past, laten we het weten.
Veelgestelde vragen van event-planners
Werken jullie met event-bureaus en wedding-planners als partners?
Bieden jullie white-label catering aan?
Wat is jullie reactie-tijd op een nieuwe offerte-aanvraag?
Hoeveel commissie geven jullie aan event-bureaus?
Hebben jullie HACCP en bedrijfsaansprakelijkheid?
Welke schalen kunnen jullie aan?
Word partner. Geen verplichtingen, alleen een gesprek.
Stuur een mail met je bureau-naam + één voorbeeld-event waar je ons mee kunt voorstellen. We plannen een kennismaking binnen 48 uur.
Plan kennismaking →